แนวปฏิบัติของบริการรับรองเอกสารซึ่งมักจะนำเสนอโดยบริษัทด้านเทคนิคจำนวนหนึ่งมักจะรวมเอาการใช้ระบบการจัดการเอกสารไว้ด้วย ซึ่งอาจเป็นระบบคอมพิวเตอร์เอกพจน์หรือชุดของโปรแกรมคอมพิวเตอร์แต่ละโปรแกรม ซึ่งจากนั้นจะใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการติดตามและจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในที่สุด สิ่งอำนวยความสะดวกในการจัดการข้อความยังสามารถติดตามประวัติ การติดตามเอกสารเวอร์ชันต่างๆ เมื่อมีการแก้ไขโดยผู้ใช้หลายคน กระบวนการจริงของการจัดการเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของระบบ เช่นเดียวกับ ที่เกี่ยวข้องกับงานด้านการสร้างภาพเอกสาร, การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลและการจัดการบันทึกและระบบเวิร์กโฟลว์ ประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่าง
บ่อยครั้งที่บริษัทรับรองเอกสารในอุตสาหกรรมบางประเภท
จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบ เมื่อต้องควบคุมเอกสารของตน ตัวอย่างเช่น ในภาคการบัญชีและบริษัทในอุตสาหกรรมความปลอดภัยด้านอาหารต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหภาพยุโรปและกฎหมายการปรับปรุงความปลอดภัยด้านอาหารให้ทันสมัยตามลำดับ รับรองเอกสารความสำคัญของการจัดการเอกสารอาจเห็นได้ชัดเจนที่สุด อย่างไรก็ตาม ในภาคสุขภาพที่สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา กำหนดการควบคุมเอกสารสำหรับบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการผลิตอุปกรณ์ทางการแพทย์ เลือด เซลล์มนุษย์ และผลิตภัณฑ์จากเนื้อเยื่อ
ความล้มเหลวของธุรกิจในการปฏิบัติตามอาจส่งผลให้ไม่เพียงเสียค่าปรับจำนวนมาก แต่ยังรวมถึงการสูญเสียชื่อเสียงของบริษัทซึ่งอาจส่งผลให้ธุรกิจสูญเสียในที่สุด การกำหนดมาตรฐานของระบบการจัดการเนื้อหา เกิดขึ้นได้จากความจริงที่ว่าสมาคมอุตสาหกรรมหลายแห่งเผยแพร่รายการมาตรฐานของตนเองสำหรับการควบคุมเอกสารเฉพาะ ซึ่งใช้ในสาขาเฉพาะของตน เอกสารโดยทั่วไปกำหนดให้ต้องใช้บริการการรับรองเอกสารรวมถึงขั้นตอน
คำแนะนำในการทำงาน และคำแถลงนโยบาย
เอกสารดังกล่าวเป็นหลักฐานของรายการภายใต้การควบคุมของระบบ เมื่อทำงานในสภาพแวดล้อมที่ต้องใช้ระบบ มีขั้นตอนหลายอย่างที่เป็นประโยชน์ในการรับรองเอกสาร ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบและอนุมัติเอกสารก่อนเผยแพร่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องมีอยู่ในจุดใช้งานที่เหมาะสม และเมื่อถึงเวลานั้น เอกสารนั้นสามารถระบุตัวตนและอ่านได้ง่าย บริการรับรองเอกสารสามารถช่วยเปลี่ยนกล่องเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาได้ เพื่อให้ข้อมูลทั้งหมดของคุณอยู่ในคลิกเดียว ด้วยข้อมูลทางธุรกิจทั้งหมดของคุณที่ปลายนิ้ว
คุณจะสามารถค้นหาเอกสารปัจจุบันและเอกสารที่เก็บถาวรในเวลาบันทึก ปรับปรุงประสิทธิผลของธุรกิจของคุณ ปรับปรุงประสิทธิภาพทั่วทั้งเครือข่าย ลดค่าใช้จ่ายให้เหลือน้อยที่สุด และอื่นๆ อีกมากมาย การจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีเหตุผลโดยอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจของคุณปรับปรุงการไหลเวียนของข้อมูล ผลลัพธ์คืออะไร เวิร์กโฟลว์ภายในที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผลผลิตที่เพิ่มขึ้น และความพึงพอใจของลูกค้าที่ดีขึ้นหากทำได้ ความนิยมของสำนักงานไร้กระดาษกำลังเพิ่มขึ้นด้วยเหตุผลที่ดี ความเรียบง่ายและความสามารถในการจ่ายที่เพิ่มขึ้นของระบบการบริการรับรองเอกสารทำให้คนทั่วไปสามารถเข้าถึงได้และปฏิวัติสถานที่ทำงาน ไม่ว่าคุณจะทำงานจากสำนักงานที่บ้าน
รายละเอียดเพิ่มเติม: https://goo.gl/maps/4sJfDd7QjCNXqZ6Z9
